Kuidas Teamsis tehisintellektil põhinevaid märkmeid lubada. [Video ja viktoriin]

Lühike vastus: AI märkmed töötavad Teamsis kõige paremini, kui administraatorid lubavad esmalt õiged Copiloti ja transkriptsioonipoliitikad ning seejärel lülitavad korraldajad sisse juhendaja või kasutavad toetatud koosolekutel kokkuvõtet. Kui litsentsimine, transkriptsioon või koosoleku tüüp pole õigesti seadistatud, ei pruugi märkmed ilmuda või võivad olla mittetäielikud.

Peamised järeldused:

Administraatori kontroll: Enne tehisintellekti märkmete ilmumist kontrollige Teamsi koosolekupoliitikaid.

Litsentsi kontroll: sobita juhendaja, kokkuvõtte ja kaaspiloodi funktsioonid õigete õigustega.

Transkriptsiooni nõue: lubage ja käivitage transkriptsioon, kui koosolekujärgsed tehisintellekti märkmed on olulised.

Koosolekute korraldus: tulemuste parandamiseks kasutage planeeritud, toetatud ja selge päevakorraga koosolekuid.

Inimesepoolne ülevaade: Enne märkmete jagamist kontrollige nimesid, otsuseid, tähtaegu ja tundlikke üksikasju.

1. Mida tähendavad tehisintellekti märkmed Teamsis 🤖

Enne kui asute arutama, kuidas Teamsis tehisintellekti märkmeid lubada, peate eristama kolme sarnase välimusega funktsiooni:

• Koosoleku ajal tehisintellekti loodud märkmed – tavaliselt Teamsi koosolekutel kasutatava Facilitatori kaudu.

• Tehisintellekti märkmed kokkuvõttes – märkmed ja järeltegevused, mida kuvatakse pärast koosolekut või sündmust.

• Copiloti koosoleku märkmed – märkmed, mis on loodud Microsoft 365 Copiloti kaudu koosoleku vestluse või kokkuvõtte põhjal.

Juhendaja saab genereerida reaalajas tehisintellekti märkmeid, kokku võtta olulisi otsuseid, dokumenteerida lahtisi küsimusi, vastata küsimustele koosoleku vestluses ja aidata ülesandeid hallata. Microsofti sõnul on juhendaja koosolekule lisamiseks või selle koosoleku ajal sisselülitamiseks vaja Microsoft 365 Copiloti litsentsi , kuigi sisemiste koosolekute osalejad näevad reaalajas värskendusi, kui see on käivitatud.

See eristamine on oluline, sest üks inimene võib öelda „AI märkmed” ja pidada silmas lihvitud reaalajas märkmete paneeli, samas kui teine ​​inimene peab silmas AI märkmete vahekaarti pärast koosolekut. Sama köök, erinevad sahtlid.

2. Kiire kontroll-loend enne tehisintellekti märkmete lubamist Teamsis ✅

Ja siin on kuiv, aga oluline osa. Tehisintellekti märkmed ei ilmu võluväel lihtsalt sellepärast, et keegi klõpsas nupul „Liitu“. Tavaliselt on vaja õiget litsentsi, õiget administraatoripoliitikat, lubatud transkriptsiooni ja koosoleku vormingut, mis seda funktsiooni toetab.

Kontrollige neid kõigepealt:

• Teie organisatsioonil on Microsoft 365 Copilot reaalajas juhendaja tehisintellekti märkmete jaoks või Teams Premium / Copilot , kus kasutatakse intelligentse kokkuvõtte funktsioone.

• Teamsi koosolekupoliitika lubab transkriptsiooni.

• Administraatoripoliitika ei blokeeri Copiloti.

• Koosolek on ajastatud Teamsi koosolek, kus see funktsioon on toetatud.

• Korraldajal või esinejal on luba vastava tehisintellekti funktsiooni sisse lülitada.

• Koosolek on piisavalt pikk ja transkribeeritud, kui soovite pärast koosolekut tehisintellekti märkmeid.

Microsofti Teams Premiumi litsentsidokumentatsioonis on tehisintellektil põhineva suhtlusvõimalusena kirjas „Tehisintellekti loodud märkmete ja ülesannete vaatamine koosolekutelt“, samas kui juhendaja juhistes on eraldi öeldud, et juhendaja lisamiseks või sisselülitamiseks on vaja Microsoft 365 Copiloti.

Väike konks, sest üks on muidugi olemas: tehisintellekti märkmed Recapis on saadaval sündmuste kohta, mis kestsid kauem kui viis minutit ja transkribeeriti inglise keeles, ning Microsoft märgib ka, et vormindus võib transkriptsioonikeelest olenevalt erineda.

3. Kuidas administraatorina Teamsis tehisintellekti märkmeid lubada 🛠️

Administraatorite jaoks tehisintellekti märkmete lubamine Teamsis Teamsi halduskeskuses, mitte koosolekul endal. Siin jäävad paljud hätta. Nad otsivad küll tehisintellekti märkmete nuppu, aga poliitika ütleb vaikselt taustal „ei“.

Administraatori tee on tavaliselt järgmine:

1. Avage Teamsi halduskeskus.

2. Mine koosolekute juurde .

3. Valige Koosolekupoliitikad.

4. Valige olemasolev poliitika või looge uus.

5. Leidke Salvestamine ja transkriptsioon .

6. Leidke „Copilot” .

7. Valige üks saadaolevatest valikutest:

   • Sees

   • Sees, salvestatud transkriptsioon on nõutav

   • Sees, transkriptsioon salvestatakse vaikimisi

   • Väljas

8. Salvesta poliitika ja veendu, et see on määratud õigetele kasutajatele.

Microsofti administraatori juhised loetlevad need Copiloti koosolekupoliitika sätted ja selgitavad, et transkriptsioonipoliitika mõjutab seda, kas Copilot saab koosolekute ajal ja pärast neid töötada.

Samuti peate kinnitama, et transkriptsioon ise on saadaval. Teamsi transkriptsioon on poliitikaga kontrollitav funktsioonning nii korraldaja kui ka transkriptsiooni alustav kasutaja peavad koosolekute, veebiseminaride või avalike koosolekute puhul transkriptsioonide lisamiseks selle säte lubama.

See on osa, mille inimesed vahele jätavad ja siis süüdistavad Teamsi. Mõnikord väärib Teams seda. Kuid mitte alati.

4. Kuidas lubada tehisintellekti märkmeid Teamsis koosoleku ajastamisel 📅

Koosolekute korraldajate jaoks on lihtsaim viis tehisintellekti märkmed enne koosoleku algust ette valmistada. See annab Teamsile rohkem ruumi viisakalt käituda, nagu juba toidetud kass.

Juhendaja lisamiseks ajakava koostamisel:

1. Ava Teamsi kalender

2. Valige Uus.

3. Lülitage Teamsi koosoleku lüliti sisse.

4. Valige Valikud.

5. Mine Copiloti ja muu tehisintellekti.

6. Veenduge, et „Luba kaaspiloot ja juhendaja” on seatud üks järgmistest:

   • Ainult koosoleku ajal

   • Koosoleku ajal ja pärast seda

7. Lülitage juhendaja lüliti sisse.

8. Valige Rakenda.

Microsofti juhendaja juhised ütlevad, et see on ajastamise teeja seal on ka märgitud, et juhendajat saab lisada ainult ajastatud koosolekutele, mitte kanalikoosolekutele, kiirkoosolekutele ega Teamsi kõnedele.

Hea koosolekukutse on samuti abiks. Lisa lihtne päevakord kirjeldusse või koosoleku märkmetesse. Moderaator saab kutsest või Loopi koosoleku märkmetest päevakorda kontrollida ja seda arutelu korrastamiseks kasutada. See pole küll ime, aga üsna lähedal sellele, kui teie koosolekul on liiga palju „ainult üks asi veel“ hetki.

5. Kuidas tehisintellekti märkmeid reaalajas Teamsi koosoleku ajal sisse lülitada 🎙️

Võib-olla unustasite selle ajakava koostamise ajal lubada. Juhtub. Avate koosoleku, keegi küsib: „Kas tehisintellekt saab märkmeid teha?“ ja äkki vaatavad kõik korraldajat, nagu kontrolliksid nad kuud.

Koosoleku ajal juhendaja sisselülitamiseks tehke järgmist

1. Liitu Teamsi koosolekuga.

2. Valige koosoleku juhtelementide hulgast Rohkem toiminguid

3. Valige Lülita juhendaja sisse.

4. Valige koosoleku keel, kui Teams seda küsib.

5. Oota paar minutit, kuni märkmed hakkavad ilmuma.

Kui juhendaja on sisse lülitatud, muutub märkmete ikoon, mis näitab, et tehisintellekti loodud märkmed on aktiivsed. Microsofti sõnul ei ilmu märkmed kohe ja nende ilmumine võib võtta paar minutit, kuna need põhinevad transkriptsioonis jäädvustatud arutelul.

Üks oluline rolli detail: mobiilsed osalejad näevad reaalajas märkmeid, kuid ainult korraldajad või esinejad, kes kasutavad Teamsi töölaua- või veebiversioonis, saavad koosoleku ajal juhendaja sisse või välja lülitada.

Seega, kui keegi liitub taksos telefoniga ja küsib, miks ta seda aktiveerida ei saa, siis võib see olla põhjus. Tüütu? Jah. Loogiline? Enamasti.

6. Kuidas leida tehisintellekti märkmeid pärast Teamsi koosolekut 🔎

Pärast koosoleku lõppu ei kao märkmed tööviljakuse udusse. Tavaliselt leiate need koosoleku vestlusest või kokkuvõttest.

Tehisintellekti loodud sisu ülevaatamiseks pärast koosolekut:

1. Ava Teamsis vestlus

2. Valige koosoleku vestlus.

3. Valige ülaosas Kokkuvõte

4. Valige Märkmed või Tehisintellekti märkmed, olenevalt teie rentniku keskkonnas kuvatavast kogemusest.

Microsofti sõnul pääseb juhendaja loodud sisule juurde koosoleku vestluse ja märkmete kaudu rakenduses Recap . Tehisintellekti loodud märkmed salvestatakse Microsoft Loopi lehele ja koosolekul osalejad saavad seda Loopi lehte enne koosolekut, selle ajal või pärast seda muuta.

Microsoft ütleb, et kasutajad saavad üldisemalt tehisintellekti abil koostatud märkmeid vaadata käsitsi ja tehisintellekti loodud märkmeid ning järeltegevusi, valides sündmuse kokkuvõttest tehisintellekti märkmed, eeldusel, et koosolek vastab transkriptsiooninõuetele.

Siin saab tehisintellekti märkmetest enamat kui lihtsalt koosolekutrikk. Saate välja võtta otsuseid, ülesandeid, vahelejäänud konteksti ja järeltegevusi ilma kogu vestlust uuesti mängimata, nagu uuriksite pisikest kontoris toimuvat kuriteopaika 🕵️.

7. Võrdlustabel: AI märkmete kasutamise viisid Teamsis 📊

Microsofti Copiloti loodud märkmete tugijuhised ütlevad, et kasutajad saavad koosoleku vestlusest valida Copiloti, valida rohkem viipasid, genereerida koosoleku märkmeid, neid kopeerida ja mujale kleepida, tuletades samal ajal kasutajatele meelde tehisintellekti väljundi kontrollimist, kuna see võib olla vale.

8. Parim koosoleku seadistus paremate tehisintellekti märkmete jaoks Teamsis 🧠

Teadmine, kuidas Teamsis tehisintellektil põhinevaid märkmeid lubada, on pool tööd. Teine pool on väärt märkmete tegemine. Tehisintellekt on struktureerimises küll hea, aga see ei ole peakomplekti kandev mõtetelugeja. See vajab selget sisendit.

Kasutage seda seadistust:

• Lisage enne koosolekut selge päevakord.

• Öelge otsused valjusti välja: „Otsus: käivitame pilootprojekti järgmisel nädalal.“

• Määrake omanikud suuliselt: „Maya vastutab finantsjärelevalve eest.“

• Enne teema vahetamist tehke paus.

• Väldi viie inimese teineteise üle rääkimist. Jah, ambitsioonikas.

• Kasutage nimesid järjepidevalt, et ülesannete omandiõigus oleks selgem.

• Hoidke koosoleku keel võimaluse korral ühtsena.

• Enne märkmete laiemalt jagamist kontrollige neid.

Moderaator suudab päevakorrad tuvastada koosolekukutsest või Loopi koosoleku märkmetestning see aitab päevakorra teemasid koosoleku ajal jälgida.

Vaikselt tõhus nipp: teata oma tegevusülesanded nii, nagu jutustaksid väga väsinud assistendile. Mitte robotlikult, vaid selgelt. „Tegevusülesanne: Jordan saadab uuendatud kaardipaki.“ Selline lause muudab tehisintellekti märkmed palju vähem pehmeks.

9. Levinud probleemid, kui tehisintellekti märkmeid ei kuvata ⚠️

Kui Teamsis puuduvad tehisintellekti märkmed, ärge kohe eeldage, et funktsioon on katki. See võib küll olla, aga on mitu tavalist blokeerijat.

Levinud põhjused on järgmised:

• Selle funktsiooni jaoks, mida proovite kasutada, pole Copiloti ega Teams Premiumi õigusi

• Copilot on Teamsi koosolekupoliitikates keelatud.

• Transkriptsioon on korraldaja või seda alustava isiku jaoks keelatud.

• Koosolek on tehisintellekti märkmete tegemiseks liiga lühike.

• Koosolekut ei transkribeeritud.

• Toetamata koosoleku tüüp, näiteks kanalikoosolek juhendaja jaoks.

• Vale roll, näiteks osaleja, kes üritab juhendajat sisse lülitada.

• Väliste osalejate piirangud.

• Tundlikkuse sildid või krüptimine blokeerivad päevakorra eraldamist.

Microsofti dokumentatsioonis märgitakse, et Teams kasutab sündmuste ärakirja, kohalkäimise andmeid ja PowerPoint Live'i andmeid , seega võivad puuduvad ärakirjaandmed tähendada tehisintellektil põhineva kokkuvõtte väärtuse puudumist.

Reaalajas juhendaja märkmete puhul pidage meeles, et koosoleku ajal saavad juhendaja sisse või välja lülitada ainult korraldajad ja esinejad lauaarvuti või veebirakenduses. Mobiilikasutajad saavad reaalajas märkmeid vaadata, kuid ei saa funktsiooni samal viisil aktiveerida.

10. Privaatsus, load ja reegel „Palun kinnita seda” 🔐

Tehisintellekti märkmed on abiks, aga need ei ole juriidiline stenografist, vastavusametnik ega teie kõige detailirohkem kolleeg. Need genereeritakse koosolekuandmete põhjal ja võivad konteksti kahe silma vahele jätta, midagi kohmakalt sõnastada või muuta sassis arutelu enesekindlaks kokkuvõtteks, mis on vaid enamjaolt õige.

Microsoft väidab, et Teamsi kokkuvõttes olev tehisintellekti loodud sisu põhineb sündmuse transkriptil ning seda toetavad GPT ja muud tehisintellekti mudelidning see võib olla ebatäpne, mittetäielik või sobimatu.

Seega on praktiline reegel lihtne:

• Enne klientidele saatmist vaadake tehisintellekti märkmed üle.

• Kontrollige otsuseid, numbreid, nimesid ja tähtaegu.

• Enne tundlike andmete salvestamist või edastamist kinnitage need.

• Väldi tehisintellekti märkmetele lootmist ainsa dokumendina juriidiliste, personalijuhtimise, finants- või reguleeritud otsuste tegemisel.

• Veenduge, et osalejad mõistaksid transkriptsiooni ja tehisintellekti loodud kokkuvõtte reegleid.

Teamsil on ka koosolekute valikud ja administraatori juhtelemendid tundliku koosoleku sisu jaoks, sealhulgas kopeerimise, edastamise, salvestiste, transkriptsioonide ja tehisintellekti loodud ülevaadetega seotud juhtelemendid.

Natuke paranoiat on siin tervislik. Mitte fooliummütsi paranoia, lihtsalt „äkki ära kleepi tehisintellekti toorkokkuvõtet tahvli memole ilma seda lugemata” paranoia.

11. Kasutuselevõtu näpunäited meeskondade administraatoritele ja halduritele 🚀

Tehisintellekti märkmete kasutuselevõtt toimib kõige paremini siis, kui sa ei lihtsalt lülitit vajutades looda, et kõik käituvad nagu treeningvideos.

Lihtne kasutuselevõtu plaan:

1. Valige väike pilootgrupp.

2. Kinnitage litsentsid ja eeskirjad.

3. Luba selle grupi jaoks transkriptsioon ja Copiloti seaded.

4. Loo testkoosolek.

5. Proovige reaalajas juhendaja märkmeid.

6. Proovige koosolekujärgseid kokkuvõtteid tehisintellekti abil.

7. Dokumenteerige täpsed sammud, mida teie kasutajad näevad.

8. Loo lühike sisemine juhend teemal „millal tehisintellekti kasutada”.

9. Lisage privaatsuse meeldetuletused.

10. Küsi inimestelt, mis neid segadusse ajas, sest nad ütlevad sulle valjusti.

Pilootprojekti põhjuseks on see, et Teamsi kogemused võivad litsentsimise, halduspoliitikate, koosoleku tüübi, kliendi versiooni ja organisatsiooni seadete põhjal erineda. See ei ole üks suur punane nupp. See on pigem nagu sahtel täis nuppe, millest mõned on paremini märgistatud kui teised.

12. Kiire vastus: Kuidas Teamsis tehisintellekti märkmeid lubada 🏁

Siin on lühendatud versioon artiklist „ Kuidas lubada tehisintellekti märkmeid Teamsis”:

Administraatoritele:

• Mine Teamsi halduskeskusesse.

• Avatud koosolekud > Koosoleku eeskirjad.

• Salvestamise ja transkriptsiooni all luba õige Copiloti poliitika.

• Veenduge, et transkriptsioon oleks lubatud.

• Määrake poliitika õigetele kasutajatele.

Korraldajatele:

• Loo ajastatud Teamsi koosolek.

• Ava Valikud > Kaaspiloot ja muu tehisintellekt.

• Määrake suvand „Luba kaaspiloot ja juhendaja” väärtuseks „Lubatud”.

• Lülita sisse juhendaja.

• Rakenda säte.

Koosoleku ajal:

• Valige Rohkem toiminguid .

• Valige Lülita juhendaja sisse.

• Oota paar minutit, kuni tehisintellekti loodud märkmed ilmuvad.

Pärast kohtumist:

• Ava koosoleku vestlus.

• Mine kokkuvõtte.

• Valige Märkmed või Tehisintellekti märkmed.

See on puhas versioon. Praktiline versioon hõlmab litsentside, poliitikate, transkriptsiooni, rollide ja Teamsi parasjagu halva päeva kontrollimist.

Lõppsõnad 💬

Tehisintellekti märkmete lubamine Teamsis pole keeruline, kui osad on ritta seatud, kuid neid on lihtne segi ajada. Administraatorid kontrollivad poliitikaväravaid. Korraldajad kontrollivad koosoleku korraldust. Esinejad ja korraldajad saavad toetatud koosolekutel aktiveerida juhendaja. Transkriptsioon annab tehisintellektile midagi, millest töötada. Kokkuvõtte abil muutub koosolek otsitavaks, sirvitavaks ja ideaalis vähem mälumahukaks.

Parim seadistus on lihtne: luba õiged reeglid, lülita sisse transkriptsioon, planeeri koosolek õigesti, kasuta moderaatorit, kui reaalajas märkmed on olulised, ja vaata väljund üle, enne kui seda kivitahvlitele raiutud tõena käsitled 🪨. Tehisintellekti märkmed on väga kasulikud, kuid need on ikkagi masina märkmed, mis kuulavad pealt inimeste üksteist segavaid kõnesid. Seega jah, kasuta neid. Hoia lihtsalt üks kulm kergelt üleval.

Reaalse maailma näide: tehisintellekti märkmete kasutamine iganädalasel kliendiprojekti koosolekul 🧾

Stsenaarium

Kujutage ette väikest veebiagentuuri, mis peab iganädalast 45-minutilist Teamsi kohtumist kliendiga. Samad probleemid kerkivad ikka ja jälle esile: otsused mattuvad vestlusse, tegevusülesanded jäävad pooleldi meelde ja keegi kulutab pärast iga kohtumist 20–30 minutit sassis märkmete kliendi värskendusteks muutmisele.

See on väljamõeldud, kuid realistlik näidisstsenaarium. Agentuur kasutab Teamsi tehisintellekti märkmeid koosoleku märkmete esimese mustandi loomiseks ja seejärel vaatab projektijuht tulemuse üle, enne kui midagi kliendile edastatakse. See viimane osa on oluline. Tehisintellekt aitab administratiivse tööga, mitte ei asenda inimest, kes projektist aru saab.

Koosolek on ajastatud Teamsis, transkriptsioon on lubatud ja enne kõne algust on moderaator sisse lülitatud. See vastab artikli põhipunktile: tehisintellekti märkmed toimivad kõige paremini, kui litsentsimine, koosolekupoliitika, transkriptsioon ja koosoleku seadistus on kõik esmalt paika pandud.

Mida assistent vajab

Selle ettevalmistuse jaoks valmistab korraldaja ette:

Planeeritud Teamsi koosolek, mitte kiire ad hoc kõne.

Koosoleku kutsel lühike päevakord.

Koosoleku transkriptsioon on lubatud.

Moderaator lülitati enne koosoleku algust sisse.

Projektijuht, kes on määratud tehisintellekti märkmeid üle vaatama.

Lihtne kontrollnimekiri nimede, kuupäevade, kulude, tähtaegade ja klientide otsuste ülevaatamiseks.

Hea päevakava võiks välja näha umbes selline:

Päevakord:

Vaadake üle eelmise nädala tulemused.

Kinnitage avalehe teksti muudatused.

Otsusta, kas jätta hinnalehe video alles või eemaldada.

Määrake käivitusülesannetele omanikud.

Kinnitage järgmise ülevaatuse kuupäev.

See annab tehisintellektile rohkem struktuuri kui ebamäärane „projekti järelejõudmise” kutse. See aitab ka inimestel veidi vähem hajutatud püsida, mis on alati boonuseks.

Näidisjuhis

Koosoleku alguses võib korraldaja öelda midagi sellist:

„Kasutame täna tehisintellekti loodud märkmeid otsuste ja tegevuste jäädvustamiseks. Palun esitage otsused selgelt, lisage iga ülesande juurde omaniku nimi ja võimaluse korral märkige tähtajad. Vaatame märkmed enne koosoleku lõppu jagamist üle.“

Koosoleku ajal saab projektijuht teha tegevuskavad ilmselgeks:

„Otsus: hoiame hinnakujunduse lehe video avaldamiseks alles.“

„Tegevus: Priya saadab muudetud kodulehe teksti neljapäevaks kell 15.00.“

„Toiming: Mark kontrollib enne reedet, kas analüütikasildid käivituvad õigesti.“

Alguses võib see tunduda veidi formaalne, aga annab tehisintellektile selged konksud, millega töötada. Algab ebamäärane arutelu ja seejärel tulevad ebamäärased märkmed. Algab selged otsused ja seejärel praktilised märkmed.

Kuidas seda testida

Enne meeskonnas juurutamist tehke väike, kolme kohtumise pikkune test.

1. kohtumine: Kasutage ainult tavalisi käsitsi tehtud märkmeid.

2. koosolek: Kasutage tehisintellekti märkmeid, aga ilma struktureeritud päevakorrata.

3. koosolek: Kasutage tehisintellekti märkmeid selge päevakorra ja suulise tegevuste-üksuste vorminguga.

Pärast iga kohtumist kontrollige:

Kui kaua võtab aega kliendile valmis märkmete koostamine.

Mitu tegevust vajab parandamist.

Kas tähtajad on õigesti fikseeritud.

Kas iga ülesandega on seotud õige omanik.

Kas kokkuvõte sisaldab midagi, milles kokku ei lepitud.

Enne mis tahes dokumendi väljastpoolt saatmist peaks retsensent võrdlema tehisintellekti märkmeid ärakirjaga. See on eriti oluline raha, ajakavade, juriidilise sõnastuse, kinnituste või kliendikohustuste puhul.

Tulemus

Illustreeriv tulemus, mis põhineb kolme 45-minutilise näidisprojektikoosoleku ajastusel:

Ainult käsitsi tehtud märkused: puhta kliendivärskenduse loomiseks kulub 28 minutit.

Tehisintellekti märkmed ilma selge päevakorrata: märkmete ülevaatamiseks ja korrastamiseks on aega 17 minutit.

Tehisintellekti märkmed koos päevakorra ja selgete suuliste tegevustega: ülevaatamiseks ja lõpliku värskenduse saatmiseks on aega 9 minutit.

See on hinnanguliselt 19 minutit kokkuhoidu koosoleku kohta võrreldes käsitsi tehtava protsessiga. Nelja iganädalase kliendikohtumise peale kuus oleks see ühe projektijuhi jaoks umbes 76 minutit kokkuhoidu kuus.

Kvaliteedikontroll on sama oluline kui aja kokkuhoid. Selles näidistestis tabas struktureeritud tehisintellekti märkmete versioon 9-st tegevusüksusest 8 õigesti. Ainus viga oli tähtaeg, mis vajas inimesepoolset parandamist. Just seetõttu tuleks tehisintellekti märkmeid käsitleda tugeva esimese mustandi, mitte lõpliku tõeallikana.

Mis võib valesti minna

Kõige levinum ebaõnnestumine on ebamäärane kõnepruuk. Kui keegi ütleb: „Teeme selle järgmisel nädalal korda,“ ei pruugi tehisintellekt teada, kellele see „see“ kuulub või mida „järgmisel nädalal“ tähendab.

Muud riskid hõlmavad järgmist:

Ülesanne määratakse valele inimesele.

Pehme soovitus, mis on kirjutatud kindla otsusena.

Tähtaja mittetäitmine või valesti kuulmine.

Märkmetes kuvatavad tundlikud kliendiandmed, mida jagatakse liiga laialdaselt.

Transkriptsioon pole saadaval, mis nõrgestab koosolekujärgset kokkuvõtet.

Korraldaja eeldab, et tehisintellekti märkmed on automaatselt õiged, kuna need näevad korralikud välja.

Lahendus on küll ebaglamuurne, aga tõhus: kasutage ülevaatuse kontrollnimekirja, kinnitage toimingud enne koosoleku lõppu ja ärge saatke tehisintellekti toormärkmeid otse kliendile.

Praktiline kaasavõetav toit

Tehisintellektil põhinevad märkmed (AI Notes) toimivad Teamsis kõige paremini siis, kui koosolek on juba hästi läbi viidud. Lisage päevakord, lülitage sisse õiged seaded, tehke otsused selgelt teatavaks ja määrake üks inimene ülevaatamise eest vastutavaks. Kui teete seda, saavad tehisintellektil põhinevad märkmed muuta segase koosoleku minutitega kasutatavaks järelteateks, selle asemel, et luua järjekordne dokument, mida kõik hiljem arutama peavad.

KKK

Kuidas ma saan administraatorina Teamsis tehisintellekti märkmed lubada?

Teamsis tehisintellekti märkmete lubamiseks administraatorina alustage Teamsi administreerimiskeskusest. Avage koosolekud, avage koosolekupoliitikad ja vaadake üle jaotis Salvestamine ja transkriptsioon. Veenduge, et Copilot oleks lubatud ja transkriptsioon oleks lubatud õigete kasutajate jaoks. Poliitika tuleb määrata ka inimestele, kellel peaks olema juurdepääs tehisintellekti märkmetele.

Milliseid litsentse on mul vaja AI Notesi jaoks Teamsis?

Litsents sõltub tehisintellekti märkmete funktsioonist, mida soovite kasutada. Reaalajas tehisintellekti loodud märkmete jaoks juhendaja abil on tavaliselt vaja Microsoft 365 Copiloti. Recapi tehisintellekti märkmed võivad sõltuda Teams Premiumi või Copiloti juurdepääsust. Paljudes organisatsioonides peaksid administraatorid enne funktsiooni saadavuse eeldamist kontrollima nii litsentsimis- kui ka koosolekupoliitikat.

Miks tehisintellekti märkmed minu Teamsi koosolekul ei kuvata?

Tehisintellekti märkmed ei pruugi ilmuda, kui Copilot on keelatud, transkriptsioon on blokeeritud või koosoleku tüüp pole toetatud. Koosolek võib olla ka liiga lühike, transkribeerimata või sellel võivad puududa õiged korraldaja õigused. Levinud lahendus on kontrollida kasutaja litsentsi, Teamsi koosolekupoliitikat, transkriptsiooni sätteid ja seda, kas koosolek oli ajastatud, mitte ei alustatud kohe.

Kas ma saan tehisintellekti märkmed reaalajas Teamsi koosoleku ajal sisse lülitada?

Jah, toetatud koosolekutel saab korraldaja või esineja koosoleku ajal juhendaja sisse lülitada. Tavaliselt teevad nad seda koosoleku juhtelementide menüüs valiku „Rohkem toiminguid” kaudu ja seejärel valivad „Lülita juhendaja sisse”. Märkmete kuvamine võib võtta paar minutit, kuna Teams vajab enne kasulike märkmete genereerimist arutelu sisu transkriptsioonist.

Kust ma leian tehisintellekti märkmed pärast Teamsi koosolekut?

Pärast koosolekut avage Teamsis koosoleku vestlus ja valige „Kokkuvõte“. Sõltuvalt teie seadistusest võite näha märkmeid või tehisintellekti märkmeid. Koosoleku vestluse ja koosoleku märkmete kaudu võidakse kuvada ka juhendaja loodud märkmeid. Tavaliselt toimivad koosolekujärgsed tehisintellekti märkmed kõige paremini siis, kui koosolek on transkribeeritud ja vastab funktsioonide nõuetele.

Mis vahe on juhendaja, kokkuvõtte ja kaaskoosoleku märkmetel?

Moderaator on peamiselt mõeldud koosoleku ajal tehisintellekti loodud märkmete tegemiseks reaalajas. Kokkuvõttes vaatavad kasutajad pärast märkmeid, ülesandeid ja koosoleku sisu üle. Copiloti koosoleku märkmed genereeritakse Copiloti kogemuse kaudu koosoleku vestluse või kokkuvõtte abil. Need kattuvad, kuid pole täpselt sama funktsioon, seega võivad seadistusnõuded erineda.

Kas Teamsi koosolekute puhul on tehisintellekti märkmete toimimiseks vaja transkriptsiooni?

Paljudes Teamsi tehisintellekti märkmete töövoogudes on transkriptsioon oluline, kuna see annab tehisintellektile analüüsimiseks midagi. Tehisintellekti märkmete kokkuvõtted sõltuvad eriti transkriptsiooni kättesaadavusest ja koosolekuks sobivusest. Administraatorid peaksid kinnitama, et transkriptsioon on koosoleku eeskirjades lubatud, ja korraldajad peaksid tagama, et koosolek transkribeeritakse, kui neil on vaja koosolekujärgseid märkmeid.

Kes saab Teamsis tehisintellekti märkmete juhendaja sisse lülitada?

Korraldajad või esinejad saavad tavaliselt Teamsi lauaarvuti- või veebiversioonis sisse lülitada. Mobiilikasutajad võivad küll reaalajas märkmeid vaadata, kuid nad ei pruugi ise juhendajat aktiveerida. See rollide erinevus selgitab sageli, miks üks osaleja näeb märkmete valikut, samas kui teine ​​ei saa seda lubada.

Kuidas saada Teamsis paremaid tehisintellekti loodud koosoleku märkmeid?

Kasutage selget päevakorda, öelge otsused valjusti välja ja määrake tegevuspunktid selgelt nimepidi. Vältige võimaluse korral inimeste üksteise pealt rääkimist ja hoidke koosoleku keel järjepidev. Tehisintellektil põhinevad märkmed toimivad kõige paremini siis, kui koosolekul on struktuur. Samuti on kasulik märkmed enne laialdast jagamist üle vaadata.

Kas tehisintellekti märkmed Teamsis on jagamiseks piisavalt usaldusväärsed?

Tehisintellekti märkmed on kasulikud, kuid neid tuleks enne jagamist siiski üle kontrollida, eriti klientide või juhtkonnaga. Vaadake üle nimed, numbrid, otsused, tähtajad ja tundlikud detailid. Artikli praktiline reegel on käsitleda tehisintellekti märkmeid kasuliku mustandi, mitte täiusliku juriidilise või vastavusdokumendina. Inimesepoolne ülevaatamine on siiski oluline.

Viited

1. Microsofti tugi – Microsoft Teamsi koosolekute moderaator – support.microsoft.com

2. Microsoft Learn – Copiloti koosoleku poliitika seaded – learn.microsoft.com

Leia uusim tehisintellekt ametlikust tehisintellekti abilise poest

Meist